石墨文档:联合办公空间里的“常驻人口"

2018-06-13 15:34:02
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当下,共享办公空间正炙手可热,越来越多的创业团队聚集其中。然而,体量小、成立时间短的创业公司在工作过程中仍然会遇到各种难题:人员分散、设施不健全等,长此以往,难免员工会力不从心、工作效率低下,从而影响整个团队的高效运作。

而下面这款高效的在线协同办公软件——石墨文档,就能让常常辗转于微信、邮件、office之间、被多线程任务搞得焦头烂额的小伙伴们,减少工作步骤、提高工作效率,可谓是小公司人手必备的办公利器。

多人协作、项目管理,拯救创业公司的人员分散

创业公司的同事,各个都是三头六臂的超人。因为人手不多,所以需要身兼数职,常常公司只有五个人,但工作群却有十几个。面对错综复杂的工作线程、混乱重复的文件、对接人员的变更,一款可在线、可协作、可追踪的办公文档就显得尤其重要。

石墨文档的实时协作功能,可以让同一团队或项目组的工作内容都汇总在一起。所有跟本文档相关的成员,都可以对文档进行即时的编辑和浏览,免去了通过邮件或工作群传递的麻烦,更避免了文件发错群的乌龙发生。同时,石墨文档的划词评论功能,可以让针对同一文档的评论集中在一起,再也不用回头翻工作群的聊天记录,让工作更高效有序。

石墨文档:联合办公空间里的“常驻人口

因为工作项目和人员的分散,作为leader,对各种项目进行追踪就成了一件难事。与其询问每个人的工作进度,或常常开会进行工作汇报,不如使用石墨文档,一眼看清工作进度。

用“石墨文档”的模板建立好项目进度的表格,同事们就可以实时在表格上更新工作的完成进度,参与项目的成员也能实时知晓整个项目的进展情况,这样一来也免除了一遍遍询问的麻烦。

石墨文档:联合办公空间里的“常驻人口

设施不全别着急,石墨文档做你的资料库和IT员

相较于发展成熟、实力雄厚的大企业,小公司常常没有专门的IT团队来支持工作。没有统一配置电脑的创业团队,经常会面临对方用Office2003打不开你用Office2016做好的文件,或者用Windows系统的同事面对后缀名为page的文件时默默叹气的情况。

如果使用石墨文档,就能摆脱版本和系统的限制。无论你使用什么系统的电脑,打开网页就能对文档进行在线编辑,pad、手机上也有相应的客户端,就算没有下载App,在微信上也能进行浏览和编辑。

同时,人员流动性大的创业公司,也没有完善的本地服务器来保存资料。与其翻聊天记录,发现文件已过期,或者到处找人要资料,打扰同事的美梦和休息,建立专门的资料库让公司成员能够随取随用,就能大大提高工作效率。

使用“石墨文档”建立专属于公司的资料库,将公司成员添加为“协作人”后,所有成员就可以随时随地访问公司的共享文件夹了。需要相关资料时,只需输入相应的关键词,就能一键检索到文件,与微信群里的过期文件说bye bye~

关于文件使用过程中的安全问题,公司负责人可以通过“权限管理”的功能,设置公司成员可浏览、编辑、评论、分享的权限,对资料库的建立、共享到访问的整个过程,进行全面把控。

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